De instructie voor de gemeentesecretaris, d.d. 29 februari 1820, schreef in artikel 4 voor: "De secretaris, belast zijnde met de bewaring en het toevoerzigt der archiven, zal hij er dadelijk eene inventaris, in drie dubbele expeditie, van opmaken, welke, zoo door den voormaligen bezitter dier archiven, als door hem zal worden getekend. Elk zal er eene expeditie van onder zich houden en de derde zal aan den Schout worden ter hand gesteld."
Of deze inventaris inderdaad vervaardigd is, is niet bekend, hij is in ieder geval niet meer
aangetroffen. De oudst bewaard gebleven inventaris dateert van 26 juni 1830, hij werd opgemaakt door burgemeester L. Clootz en bevat een summiere opsomming van de aanwezige stukken, ingedeeld in een aantal categorieën.
De volgende inventaris is van 13 februari 1837, het is een copie van die van 1830, echter aangevuld met de stukken uit de periode 1830-1836.
De gemeente Vaesrade werd bij Koninklijk Besluit van 26 juli 1821 bij de gemeente Nuth gevoegd, die
zodoende ook eigenaar werd van de archieven van Vaesrade. Uit een brief van de commissaris van het district Maastricht van 12 februari 1829 blijkt echter dat veel archiefstukken van Vaesrade in particuliere handen zijn terecht gekomen. De burgemeester krijgt opdracht te zorgen dat "dezelve in de archieven uwer gemeente worden nedergelegd en zult Uw Ed dezelve dadelijk bij de houders daar van reclameren en zorg dragen dat de overreiking daar van onverwijld plaats grijpen". Hij maakt dit 20 februari 1829 bekend in Vaesrade met als resultaat dat verschillende stukken, zij het beschadigd, worden ingeleverd. Hij deelt dit 2 maart d.a.v. mee aan de districtscommissaris maar weet niet of er nog meer stukken zullen binnenkomen. Dit alles is misschien de oorzaak van het feit dat er nog maar zo weinig over is van het archief van de voormalige gemeente Vaesrade.
De archieven van de gemeente Nuth werden tot 1842 bewaard ten huize van de burgemeester. Toen burgemeester L. Clootz eind 1841 overleed kreeg de gemeente bij brief van de Commissaris van het district Maastricht van 3 februari 1842 opdracht de archiefstukken over te brengen naar het gemeentehuis. Zes jaar later, in 1848, namen de raadsleden L. Eijmael en G. Schiffelers ontslag omdat aan hun eis om het gemeente-archief over te brengen naar de woning van de
gemeentesecretaris niet werd voldaan.
Volgens het gemeenteverslag van 1852 werd het archief "in beslotene kasten opbewaard" en volgens het verslag van 1866 bevond het zich "in eenen tamelijk goeden staat" . Kwamen de archieven in 1842 naar het gemeentehuis, ruim 25 jaar later, in 1869, verdwijnen ze er weer uit; ze worden verplaatst naar "twee bovenkamers ten huize van J. Wintjens, winkelier en herbergier naast de Kerk" . Hier blijven ze berusten tot 1895, in welk jaar ze worden "overgebracht en geordend in het nieuw ingerichte gemeentehuis, alwaar ze thans in goeden staat bewaard worden".
Het archief werd in 1919 methodisch geordend door J.M. van de Venne, doch niet geïnventariseerd. En zo trof de rijksarchivaris in Limburg, door gedeputeerde staten belast met de inspectie der gemeente-archieven, het in 1923 aan bij zijn eerste inspectiebezoek aan Nuth. Hij betreurde het bij die gelegenheid dat de archiefbewaarplaats niet voldoende ruimte bood om al de archieven te bergen. In 1929 werden de archieven ondergebracht in de kamer gelegen tussen de secretarie en de burgemeesterskamer, een kamer die voldoende ruimte bood, doch niet brandvrij was.
Een voorstel van burgemeester en wethouders om een crediet van fl. 1.700,-- beschikbaar te stellen voor de bouw van een brandvrije kluis vond geen genade in de ogen van de gemeenteraad, het werd in de raadsvergadering van 16 november 1933 afgewezen. Dit had tot gevolg dat in het
gemeenteverslag van 1935 o.a. moest worden opgemerkt: "In 1935 heeft een inspectie van het archief
plaatsgehad door den waarnemend rijksarchivaris. Aangedrongen werd op inventarisatie van het oude
archief en inrichting van een brandvrije archiefbewaarplaats, hetgeen absoluut noodzakelijk is."
Bij besluit van gedeputeerde staten van Limburg van 3 mei 1940 werd het plan voor de bouw van een
brandvrije archiefbewaarplaats aan het gemeentehuis goedgekeurd; de ordening en inventarisatie van het oude archief had plaats in 1968.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten